Curso Sistema Compliance
COLCAN fortalece su compromiso con la ética, la transparencia y el cumplimiento normativo a través de este espacio de formación dirigido a sus contrapartes externas.
Mediante esta sección, conocerás de forma clara y práctica los programas que integran nuestro Sistema Compliance:
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SARLAFT
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SICOF
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PTEE
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Protección de Datos Personales
Este curso busca prevenir riesgos, promover buenas prácticas y fortalecer una cultura de legalidad, integridad y responsabilidad corporativa en todas nuestras relaciones comerciales.
Canales de Reporte
Teléfono: 318 857 2086
Correo: transparencia@laboratoriocolcan.com
La información suministrada es tratada con estricta confidencialidad y utilizada únicamente para los fines establecidos, garantizando la protección de los datos y la confianza de los involucrados.
01
Sistema Compliance
El Sistema Compliance COLCAN es el conjunto de políticas, principios, programas y controles diseñados para prevenir, detectar y mitigar riesgos legales, reputacionales y operativos, garantizando el cumplimiento normativo y una actuación ética en todas las relaciones con terceros.
Programas que lo integran:
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SARLAFT
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SICOF
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PTEE
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Programa de Protección de Datos Personales
Objetivo del programa:
Comprender el alcance del Sistema Compliance y el rol de las contrapartes en su cumplimiento.
Este Sistema esta basado en los Principios y Valores de COLCAN:
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Integridad
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Excelencia
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Servicio
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Innovación
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Cuidado (Respeto)
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Responsabilidad (Respeto)
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Transparencia
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Honestidad
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SARLAFT‑PADM
Es el sistema adoptado por COLCAN para prevenir, identificar y gestionar los riesgos de Lavado de Activos, la Financiación del Terrorismo y la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (LA/FT/PADM), así como para asegurar la calidad, veracidad y trazabilidad de la información de terceros con los que se relaciona la organización.
Este sistema busca proteger a la empresa, al sector salud y al sistema financiero, evitando que las relaciones comerciales sean utilizadas para actividades ilícitas o irregulares. Así mismo busca mitigar el riesgo Reputacional, Legal, Operativo y de Contagio a los que esta expuesta COLCAN por prácticas ilícitas.
¿Cuál es el rol del tercero dentro del SARLAFT–PADM?
Todo tercero que mantenga una relación con COLCAN debe:
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Suministrar información completa, veraz y actualizada durante los procesos de vinculación y actualización.
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Permitir y colaborar con los procesos de debida diligencia y validación de información.
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Abstenerse de realizar o facilitar operaciones relacionadas con lavado de activos o financiación del terrorismo.
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Reportar oportunamente situaciones inusuales, sospechosas o cambios relevantes en su información, a través de la línea ética consignada en la pagina web de COLCAN.
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Cumplir las políticas y controles definidos por el laboratorio en materia de SARLAFT–PADM.
Mensaje clave: El cumplimiento del SARLAFT–PADM es una responsabilidad compartida.
La transparencia y la colaboración de los terceros son fundamentales para mantener una relación comercial ética, segura y sostenible.
03
Programa de Transparencia y Ética Empresarial -PTEE
Este programa integra las políticas del Manual de Ética, Buen Gobierno Corporativo y el Subsistema de Administración del Riesgo de Corrupción, Opacidad y Fraude (SICOF), en cumplimiento de lo establecido en las Circulares Externas 2022151000000053-5 de 2022 y la circular externa No. 20211700000005-5 emitidas por la Superintendencia Nacional de Salud.
Tiene como propósito prevenir, identificar, gestionar y mitigar conductas que puedan afectar la integridad, la transparencia y la confianza en las relaciones comerciales y contractuales.
Este Programa busca asegurar que todas las actuaciones se realicen de manera ética, honesta y conforme a la ley, evitando prácticas indebidas que puedan generar riesgos legales, financieros o reputacionales.
El PTEE busca prevenir, identificar, detectar y mitigar actos de:
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Soborno local y Transnacional
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Corrupción
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Opacidad
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Fraude interno y externo
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Conflictos de interes
Principales políticas que componen el PTEE:
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Política Antisoborno, Antifraude, Anticorrupción.
COLCAN deja claro que no acepta el Soborno ni el fraude ni la Corrupción de ninguna forma, ni permite ni promueve que sus colaboradores, altos directivos, clientes, usuarios, intermediarios, proveedores, socios y cualquier otra contraparte, directa o indirectamente, soborne a Servidores Públicos o Privados Nacionales y/o Extranjeros en nombre o por cuenta de COLCAN.
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Política de interacción con terceros.
A través de esta política COLCAN establece los lineamientos que rigen sus relaciones con clientes, proveedores, contratistas y demás terceros, y define los principios éticos y de cumplimiento que deben orientar dichas interacciones.
Su objetivo es promover relaciones transparentes, íntegras y responsables, así como prevenir y mitigar riesgos asociados a prácticas de fraude, soborno, corrupción, conflictos de interés y cualquier otra conducta que pueda afectar la integridad, reputación, sostenibilidad y cumplimiento normativo del Laboratorio.
En virtud de esta política, COLCAN espera que todos los terceros actúen conforme a la ley, a las políticas internas y a los principios de ética y buen gobierno, contribuyendo activamente a un entorno de confianza y cumplimiento.
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Política de Conflicto de Interés
A través de esta política COLCAN establece los lineamientos para la identificación, revelación, gestión y mitigación de los conflictos de interés, garantizando que las decisiones y actuaciones de quienes se relacionan con COLCAN se adopten con objetividad, imparcialidad, transparencia e integridad, y sin influencia de intereses personales o de terceros.
¿Qué es un conflicto de interés?
Se considera toda situación en la cual los intereses personales, familiares, económicos o profesionales de una persona en el ejercicio de sus funciones, en la toma de decisiones o en sus evaluaciones, afectando su .
Un conflicto de interés puede presentarse incluso cuando , bastando la posibilidad de que el interés personal interfiera con el deber de actuar en beneficio exclusivo de COLCAN.
¿Cuál es su rol en la gestión de conflicto de interés?
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Actuar con independencia, objetividad e imparcialidad.
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Revelar de manera oportuna y completa cualquier situación que pueda constituir un conflicto de interés, a través de los canales oficiales establecidos por COLCAN.
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Abstenerse de participar en decisiones o actuaciones respecto de las cuales tengan un conflicto de interés.
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Cooperar con las medidas de mitigación o control definidas por COLCAN.
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Actualizar la información cuando cambien sus circunstancias personales o profesionales.
Mensaje clave: La adecuada gestión de los conflictos de interés permite construir relaciones basadas en la confianza y el respeto, ya que asegura que las decisiones se tomen de manera objetiva y transparente.
04
Protección de Datos Personales
COLCAN S.A.S actúa como RESPONSABLE del tratamiento de datos personales, en virtud de la recolección que realice directamente de los datos de sus pacientes, clientes, empleados, socios proveedores y contratistas, así como demás terceros que sean personas naturales, garantizando el derecho fundamental de Habeas Data, ley 1581/2012, permitiendo a los titulares Conocer, Actualizar y Rectificar su información personal.
SABÍAS QUÉ…
Un dato personal es cualquier información que pueda asociarse a una o varias personas naturales. Normalmente los datos personales son piezas de información con las que se puede determinar o volver determinable a una persona dentro de la sociedad.
Responsabilidades de las contrapartes Respecto a la Protección de Datos Personales
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Guarda estricta reserva y confidencialidad sobre todos los datos
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Confidencialidad
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Uso adecuado de la información
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Reporte de incidentes
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Cumplimiento de la Política de Tratamiento de Datos Personales
Mensaje clave: Para ampliar información de la politica de protección de datos, consulte directamente en nuestra página web: https://www.colcan.com.co/politica-tratamiento-datos-colcan
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Señales de Alerta y Operaciones Sospechosas
Son situaciones atípicas que se apartan de los comportamientos normales y que requieren análisis adicional para determinar si existe una conducta que podría ser considerada o ser asociada a un comportamiento ilícito.
Ejemplos de señales de alerta:
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Personas o empresas no plenamente identificadas
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Información falsa o difícil de verificar
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Solicitudes de pagos a terceros no vinculados al negocio
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Ofrecimiento de regalos, beneficios, comisiones o favores indebidos.
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Solicitudes para omitir controles, acelerar procesos o “hacer excepciones”.
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Existencia de vínculos personales, familiares o económicos no declarados con colaboradores de COLCAN.
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Participación del tercero en decisiones donde tiene un interés personal.
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Recomendaciones insistentes para contratar personas o empresas relacionadas.
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Negativa a declarar posibles conflictos de interés.
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Falta de disposición para recibir capacitaciones obligatorias en compliance.
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Subcontratación no autorizada.
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Revelación de información confidencial.
Recuerda:
La identificación y reporte oportuno de señales de alerta:
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Protege la relación con COLCAN
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Previene riesgos legales y reputacionales
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Fortalece la confianza y la transparencia
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Contribuye a un entorno ético y responsable
COLCAN cuenta con canales confidenciales y sin represalias para reportar cualquier situación que genere inquietud.
Reportar es una obligación, no una acusación.
06
La ética y el cumplimiento son responsabilidad de todos.
Tu compromiso fortalece relaciones transparentes, responsables y seguras.
El incumplimiento de los lineamientos establecidos en el Sistema Compliance podrá conllevar la finalización unilateral de la relación contractual o comercial con COLCAN, sin perjuicio de la adopción de las medidas administrativas, contractuales y legales a que haya lugar, de conformidad con la normativa aplicable y las políticas internas de la Compañía.
Corrupción
La corrupción es el uso indebido de una posición, poder, recursos o información para obtener un beneficio personal o para terceros, ya sea por acción u omisión, en contravía de la ley, la ética y las normas internas.
Soborno Transnacional
El soborno transnacional es una forma específica de soborno que ocurre en el contexto de negocios o transacciones internacionales, cuando se ofrece o entrega algo de valor a un funcionario público extranjero para influir indebidamente en sus decisiones o actuaciones.
FPDA
La Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva
hace referencia a la provisión, manejo o canalización de recursos destinados a apoyar la producción, adquisición, transporte o uso de armas de destrucción masiva, en contravención de la normativa internacional.
Fraude
El fraude es cualquier acto intencional de engaño, ocultamiento o abuso de confianza, realizado por personas u organizaciones, internas o externas, con el propósito de obtener indebidamente dinero, bienes o servicios, sin necesidad de violencia o fuerza física.
Lavado de Activos (LA)
El lavado de activos es el proceso mediante el cual se busca dar apariencia de legalidad a recursos que provienen de actividades ilícitas.
Contrapartes
Las contrapartes son las personas naturales o jurídicas que participan como la otra parte en una relación comercial, contractual o transaccional, tales como clientes, proveedores, contratistas o aliados.
Soborno
El soborno consiste en ofrecer, prometer, dar o recibir dinero, regalos, beneficios o cualquier otra ventaja indebida, con el fin de influir en decisiones o actuaciones de una persona en el ejercicio de sus funciones, públicas o privadas.
Financiación del Terrorismo (FT)
La financiación del terrorismo se refiere a la obtención, entrega, administración o uso de recursos con la intención, de que seán utilizados para cometer actos terroristas o apoyar organizaciones terroristas.
Debida Diligencia
La debida diligencia es el proceso mediante el cual se recopila, verifica y analiza información de las contrapartes, antes y durante la relación, con el fin de identificar, evaluar y gestionar riesgos, y tomar decisiones informadas y responsables.
