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Política de Protección de Datos Personales COLCAN

Hola. Somos CENTRO MÉDICO OFTALMOLÓGICO Y LABORATORIO CLÍNICO ANDRADE NARVAEZ S.A.S. y en los términos de la presente política nos llamaremos solo COLCAN S.A.S. Por medio de esta política, te contamos cómo protegemos tus datos personales y la privacidad de tu información, a partir de la Ley 1581 de 2012 y demás Decretos Reglamentarios. Si eres un cliente de COLCAN S.A.S, proveedor, aspirante dentro de un proceso de selección laboral, has visitado nuestras instalaciones o trabajas para nuestros clientes y proveedores, esta política es de gran interés para ti.

1. Conoce un poco más sobre el responsable del tratamiento de tus Datos Personales

COLCAN S.A.S. es el Responsable de brindarle un tratamiento a tus datos personales. La sociedad se encuentra registrada bajo el Nit. 800066001-3. Con este número de identificación tributaria puedes consultar las bases de datos que hemos inscrito en el Registro Nacional de Bases de Datos, a través de la Superintendencia de Industria & Comercio (SIC).

2. ¿Qué hacemos?

Prestamos servicios de salud y ayudas diagnósticas médicas en cualquiera de sus modalidades como lo son: laboratorio clínico, salud ocupacional e imagenología.

3. ¿Dónde nos encuentras?

Dirección: Sede Principal Calle 49 # 13-60 Bogotá D.C.- Colombia

Teléfono: (061) 7437777

Correo de contacto: protecciondedatos@laboratoriocolcan.com

4. ¿Cuáles son nuestras responsabilidades?

COLCAN S.A.S actúa como RESPONSABLE del tratamiento de datos personales, en virtud de la recolección que realice directamente de los datos de sus pacientes, clientes, empleados, socios proveedores y contratistas, así como demás terceros que sean personas naturales.

 

COLCAN S.A.S como responsable del tratamiento de datos personales podrá suscribir alianzas o convenios para el desarrollo de su objeto social, y encargar a otras entidades o personas del tratamiento de los datos personales de los cuales sea responsable, para lo cual obtendrá el consentimiento previo, informado y expreso de los titulares de los datos, garantizando de esta manera los derechos a la protección de los datos.

 

COLCAN S.A.S es responsable de la recolección de los datos personales y sensibles, almacenamiento y tratamiento de la información derivada de los procesos de atención en servicios de salud, comerciales y contractuales; de los titulares.

5. ¿Cuáles son tus responsabilidades?

  • Si eres un colaborador activo y/o indirecto, cliente o proveedor de COLCAN S.A.S, consulta los formatos de conocimiento que has diligenciado, así como las cláusulas de contratos que has firmado con nosotros, pues allí encontrarás más detalles sobre cómo recopilamos y procesamos los datos.

  • Si eres un tercero indirecto que trabajas o ha trabajado para nuestros clientes y/o proveedores, tu información ha sido circulada a través de nuestro formato de conocimiento por tu empleador, para cumplir con las obligaciones que éste ha contraído con COLCAN S.A.S. Recuerda que, como empleado has consentido y estás informado que tus datos personales circularán en virtud de los vínculos comerciales que celebre la compañía para la que trabajas con otras empresas. Si no evidencias esta cláusula en tu contrato laboral, comunícate con tu empleador.

  • Tener presente nuestros canales de comunicación donde puedes autorizarnos el tratamiento de datos o darte de baja. Si decides dar de baja a la autorización, tu información se eliminará en los términos descritos en el capítulo 6 de esta política.

  • Ten presente las finalidades del tratamiento de los datos que te comunicamos a la hora de la firma de tu consentimiento, para que puedas tener tranquilidad de la forma en que vamos a utilizar tus datos personales.

6. Finalidades del tratamiento de datos en COLCAN

PACIENTES 

1. Desarrollar el objeto social de COLCAN S.A.S. conforme a sus estatutos sociales, y en especial para la prestación de servicios de salud.

2. Validar la información en cumplimiento de la exigencia legal de conocimiento del paciente y requerida para la prestación del servicio.

3. Realizar contacto con el paciente para la prestación de servicios de salud a través de correo físico, electrónico, redes sociales y/o teléfono. Medios de publicidad a nivel interno y externo en formatos impresos o audiovisuales.

4. Enviar ofertas o promociones de los servicios ofrecidos por COLCAN S.A.S. a través de correo electrónico o teléfono.

5. Realizar procesos jurídicos, telemercadeo, e investigación de mercados.

6. Contactar al paciente para realizar evaluación del servicio prestado.

7. Envío de resultados procesados en COLCAN S.A.S. a través de correo electrónico.

8. Investigación clínica, epidemiológica y científica. 

10. Seguridad del área física o infraestructura de la organización e ingreso de pacientes a instalaciones de COLCAN S.A.S.

11.  Análisis estadístico e identificación de patrones de riesgo, para el desarrollo científico y tecnológico en el sector salud.

 

CLIENTES 

1. Desarrollar el Objeto social de COLCAN S.A.S, conforme a sus estatutos sociales, y en especial para la prestación de servicios de salud.

2. Validar la información en cumplimiento de las exigencias legales de conocimiento del cliente.

3. Contactar al cliente para efectuar encuestas respecto de los servicios ofrecidos.

4. Enviar resultados de exámenes laboratorios, medicina laboral e imágenes diagnósticas a través de correo electrónico.

5. Para realizar gestiones de cobro y recuperación de cartera.

6. Para Investigación clínica, epidemiológica y científica.

7. Realizar contacto con el cliente para la prestación de servicios de salud a través de correo físico, electrónico, redes sociales, teléfono o medios de publicidad a nivel interno o externo en formatos impresos o videos.

8. Para contactar al cliente y validar información asistencial, comercial y financiera en procesos contractuales.

9. Para realización de exámenes laboratorios, imágenes diagnósticas y de salud ocupacional.

10. Seguridad del área física o infraestructura de la organización e ingreso de clientes a instalaciones de COLCAN S.A.S.

11. Reporte de información para entes de control.

12. Análisis estadístico e identificación de patrones de riesgo, para el desarrollo científico y tecnológico en el sector salud

 

PROVEEDORES Y CONTRATISTAS 

1. Validar la información en cumplimiento de las exigencias legales de conocimiento del proveedor y área de compras.

2. Como fuente de información primaria en la búsqueda de bienes o servicios que puedan ser ofrecidos por estos.

3. Realizar contacto con el proveedor través de correo físico, electrónico, redes sociales o teléfono.

4. Seguimiento y gestión de la relación contractual.

5. Ser contactados para información de pagos, cotizaciones y solicitud productos o servicios.

6. Seguridad del área física o infraestructura de la organización e ingreso de proveedores a instalaciones de COLCAN S.A.S.

 

COLABORADORES 

1. Establecer y gestionar la relación contractual y pos contractual de naturaleza laboral.

2. Consultar o proporcionar información de la hoja de vida laboral para procedimientos administrativos de la empresa.

3. Desarrollar el objeto social de COLCAN S.A.S. conforme a sus estatutos sociales.

4. Cumplir con todas las normas, políticas y procedimientos en materia laboral y de seguridad social.

5. Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por el colaborador y realizar seguimiento de sus labores a través de evaluaciones de desempeño y/o valores.

6. Involucrar al colaborador en programas de bienestar, tanto al colaborador como a su familia.

7. Reportar novedades de nómina del colaborador.

8. Conservar y almacenar sus datos personales conforme a la política de tratamiento de datos y para cumplimiento de las obligaciones legales incluso después de su desvinculación.

9. Reportar la información a terceros por procesos licitatorios de la empresa, en cumplimiento de obligaciones contractuales o reglamentarias.

10. Informar al personal de auditoría externa, para seguimiento y análisis de las habilidades y competencias del colaborador.

11. Control de ingreso de colaboradores a instalaciones de COLCAN S.A.S.

12. Enviar información por correo electrónico de inducciones, capacitaciones e información general.

13. Realizar contacto con el colaborador a través de correo físico, correo electrónico personal, video llamadas, redes sociales y/o teléfono corporativo o personal, publicidad a nivel interno y externo en medios impresos o videos.

14. Informar a las personas o entidades competentes los datos clínicos para determinar el origen o la calificación de la pérdida de la capacidad laboral.

 

Por esta razón se requiere obtener autorización para que, de manera libre, previa, expresa, voluntaria, y debidamente informada, permita a las dependencias comerciales, asistenciales y/o administrativas de COLCAN S.A.S., recolectar, recaudar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, compilar, intercambiar, dar tratamiento, actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en nuestras bases de datos.

7. ¿Cómo COLCAN recolecta tus datos?

COLCAN recolectará tus datos mediante el consentimiento informado por medio de la autorización de tratamiento de datos, la cual se obtendrá de la siguiente forma:

1. La autorización se obtiene de manera escrita, en el momento de la prestación del servicio o en contratos firmados por el titular de la información con la empresa COLCAN S.A.S.

2. El titular autoriza de forma oral en el momento que se comunica a la línea de atención al cliente, para actualizar sus datos, solicitudes, peticiones quejas o reclamos sobre protección de datos personales.

3. En caso de que el titular sea candidato de una de las vacantes que oferte la empresa, autorizará voluntariamente la verificación de la hoja de vida y documentación entregada.

 

Detalles de contacto

Tu nombre, teléfono, celular y correo. Algunos formatos pueden llegar a solicitar además Tu cédula, dirección y cargo. Solo en los formatos de vinculación para clientes y/o proveedores recolectamos la siguiente información adicional:

Información financiera

Información bancaria, accionaria y/o Financiera. Para este caso, se tiene en cuenta las reglas estipuladas en la Ley 1266 de 2008, también conocida como Ley de Habeas Data. Para esta clase de información, tu autorización le brindará a COLCAN S.A.S. la posibilidad de consultar y reportar tu comportamiento financiero y tus datos personales ante las centrales de riesgo, bancos de datos, establecimientos financieros, crediticios, comerciales y de servicios. Analizaremos tu información para establecer y/o mantener una relación contractual, cualquiera que sea su naturaleza, así como para evaluar riesgos derivados de una relación contractual vigente; así mismo, utilizaremos tu información para realizar cobros jurídicos. Los derechos sobre tu Habeas Data Financiero son los mismos que se documentan en la presente política, en ese orden de ideas, también puedes utilizar nuestro canal de atención protecciondedatos@laboratoriocolcan.com para ejercerlos.

8. ¿COLCAN recolecta datos sensibles?

COLCAN S.A.S es responsable de la recolección de los datos personales y sensibles, almacenamiento y tratamiento de la información derivada de los procesos de atención en servicios de salud, comerciales y contractuales; de los titulares.

Esto siempre y cuando el Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

9. ¿Qué ocurre con los datos de los niños?

Se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. Es tarea del estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

*Recuerda siempre lo siguiente

En caso de recibir preguntas durante la entrevista laboral encaminadas a recolectar información sensible de cualquier tipo, como, por ejemplo, tu salud, tu orientación sexual, tus hijos menores de edad y la intimidad de tu núcleo familiar, ten presente que tienes el derecho de no responder a dichas preguntas. Recuerda que los datos sensibles son aquellos que afectan tu intimidad como persona o cuyo uso indebido puede generar discriminación.

Los menores de edad nunca deben firmar la autorización de tratamientos de datos, ya que está impedido legalmente, la Autorización de datos personales la debe firmar su madre, padre o acudiente cuando se vaya a prestar un servicio a un menor de edad.

10. ¿Cuál es el Tratamiento de datos utilizado por COLCAN S.A.S?

RECOLECTAR

COLCAN S.A.S. recolecta tu información a través de formularios físicos y virtuales.

ALMACENAR

COLCAN S.A.S almacena los datos en bases de datos físicas, virtuales, o herramientas de recolección de información para la creación de usuarios.

USAR

Los datos serán utilizados según las finalidades que te apliquen, dependiendo de la clase de relación que tengas con COLCAN S.A.S.

CIRCULAR

Con el fin de cumplir los objetivos comerciales, COLCAN S.A.S. podría compartir datos con terceros en el mercado que son indispensables para cumplir con las obligaciones contractuales.

SUPRIMIR

Dependiendo del grupo de interés al que pertenezcas, COLCAN S.A.S. desactivará y dejará de almacenar tus datos a petición tuya, o, cuando éstos dejen de tener un valor comercial para nosotros.

11. Conoce tus derechos

De acuerdo con la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos:

 

1. Conocer, actualizar, suprimir y rectificar sus datos personales frente a COLCAN S.A.S. En su condición de responsable. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a COLCAN S.A.S salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el tratamiento (casos en los cuales no es necesaria la autorización) en los términos establecidos de la ley 1581 de 2012.

3. Ser informado por COLCAN S.A.S o por los encargados del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante COLCAN S.A.S.

5. Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

6. Solicitar información sobre sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento por medio de los canales de comunicación.

7. Abstenerse de responder las preguntas sobre los datos sensibles siempre y cuando no hagan parte del servicio de salud.

¿Cómo puedes ejercer tus Derechos?

COLCAN S.A.S. resuelve tus consultas y tus reclamos

Se formulará mediante solicitud escrita dirigida al oficial de protección de datos o al área responsable de la atención de peticiones consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales y se enviará al correo electrónico proteccióndedatos@laboratoriocolcan.com, los formularios dispuestos en la página web www.laboratoriocolcan.com o comunicándose a la línea gratuita 0180001803129, opción 7.

-Este contendrá como mínimo la identificación del Titular, nombre completo, teléfono y correo electrónico de contacto.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

-La respuesta a la consulta se dará de manera electrónica al titular interesado al correo electrónico indicado en la solicitud y en esta se suministrará toda la información personal que repose del titular en las bases de datos de COLCAN S.A.S o que esté vinculada con la identificación del Titular.

-También se entregará con la respuesta a la consulta prueba(s) de la autorización(es) para el tratamiento otorgado (s) por el titular o en su defecto prueba de la publicación del aviso de continuidad en el tratamiento de datos personales o el aviso de privacidad.

El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el procedimiento interno de consulta o reclamo establecido por COLCAN S.A.S.

 

¿Cómo puedes tramitar esta clase de solicitudes?

Como titular de la información, puedes hacerlo tú mismo.

Tus causahabientes. (Tu familia sobreviviente).

A través de tu Representante Legal.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes, se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

12. Buenas Prácticas en protección de Datos Personales

COLCAN S.A.S. promueve las buenas prácticas en materia de Protección de Datos Personales, por esta razón es muy importante crear un ambiente de protección y confidencialidad de la información empresarial entre nuestros colaboradores, así como relacionarnos comercialmente con terceros con buenos estándares en seguridad de la información, especialmente en estos tiempos de tecnologías disruptivas. 

  • COLCAN S.A.S. cuenta con un Plan Integral de Gestión de datos personales propio, por lo tanto, no es el Responsable ni el Encargado del tratamiento de los datos que recolectas en tu laboratorio, clínica u organización.

13. ¿Durante cuánto tiempo almacenamos tus datos?

La presente política de tratamiento de datos entró en vigencia el 31 de enero del 2017 y fue actualizada el 9 de Junio del 2020. La vigencia de las bases o información del titular será de 20 años para la base de datos de pacientes y otras bases de datos el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento o inclusive hasta el momento que el titular solicite su revocación o eliminación, siempre y cuando cumpla con la ley de salud en Colombia. Para más información puede ser consultada en la página www.colcan.com.co

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